Accord de traitement des données (RGPD, article 28)

Version du 26 septembre 2026

Cet accord fait partie des conditions générales. Il s'applique aux données personnelles que le Client confie au Service pour son activité : informations saisies ou dictées, documents, photos et pièces déposés, et données des tiers à qui il fait envoyer un document. Le Client est responsable de traitement ; Dylan Lamalle (EI), nom commercial Lamalle Services (« le Sous-traitant ») agit pour son compte.

1. Objet, durée, nature et finalité

Objet : préparation, signature, réclamation, rangement et transmission des papiers obligatoires du Client (certifications de TVA, PPSPS, attestations de vigilance, pièces d'entreprise, relevés d'heures, synthèse mensuelle pour l'expert-comptable), ainsi que le suivi des demandes de son expert-comptable pour les comptes qui l'utilisent. Durée : celle du Compte, selon l'article 8. Nature : collecte, enregistrement, organisation, consultation, extraction, transmission sur instruction, effacement.

2. Données et personnes concernées

Données : identité et coordonnées (nom, adresse des travaux, email, téléphone) des clients, sous-traitants et interlocuteurs du Client ; noms, journées et heures travaillées des salariés ; photos et notes de chantier ; attestations et pièces déposées avec leurs dates ; preuve de signature (tracé, date, adresse IP et navigateur du signataire, empreinte du document) ; données figurant dans les pièces transmises pour le suivi comptable. Personnes concernées : dirigeants, salariés, clients, sous-traitants, fournisseurs et interlocuteurs du Client. Le Client ne confie pas de catégories particulières de données (santé, etc.) sauf nécessité, sous sa responsabilité.

3. Instructions du Client

Le Sous-traitant ne traite les données que sur instruction documentée du Client : l'utilisation du Service et ses paramètres valent instructions. Aucun document n'est envoyé à un tiers sans une action du Client : il déclenche chaque envoi, ou active l'envoi automatique concerné (relances d'une signature demandée, demandes de vigilance, envoi du mois à l'expert-comptable). Le Sous-traitant informe le Client si une instruction lui paraît contraire à la réglementation.

4. Confidentialité

Les personnes autorisées à accéder aux données sont soumises à une obligation de confidentialité. Les accès sont nominatifs et journalisés.

5. Sécurité

• Chiffrement des communications (HTTPS) et des jetons d'accès aux outils du Client (AES-256-GCM).
• Isolation des données par entreprise ; stockage des copies en Union européenne.
• Liens d'accès signés et limités à ce qu'ils visent ; liens de partage valables trente jours et révocables ; permissions minimales, en lecture seule, sur les outils connectés.
• Journal immuable des actions ; sauvegardes et contrôle des accès des prestataires.
• Les contenus importés sont traités comme des données : aucune instruction qu'ils contiennent n'est exécutée.

6. Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise le recours aux sous-traitants listés sur la page Sous-traitants. Tout ajout ou remplacement est annoncé au moins 30 jours à l'avance ; le Client peut s'y opposer en résiliant sans frais. Le Sous-traitant impose à chacun des obligations équivalentes.

7. Transferts hors de l'Union européenne

Les fichiers et la base de données sont hébergés dans l'Union européenne. Lorsque des données sont traitées hors de l'Union (notamment l'analyse par Anthropic aux États-Unis, pour les seules fonctions qui s'appuient sur l'intelligence artificielle), le transfert est encadré par une décision d'adéquation (Data Privacy Framework) lorsque le prestataire y est certifié, ou par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

8. Fin du contrat

Le Client peut exporter l'ensemble de ses données à tout moment. À la fin d'un abonnement payant, le Compte reste ouvert en offre Découverte et les données restent consultables et exportables. À la suppression du Compte, demandée par le Client depuis l'application ou par écrit, les données et fichiers sont effacés sans délai de la base et du stockage ; les copies de sauvegarde des prestataires s'effacent selon leur propre cycle de rotation. Seules les pièces de facturation sont conservées, au titre des obligations légales du Sous-traitant.

9. Assistance et violations de données

Le Sous-traitant aide le Client à répondre aux demandes d'exercice des droits (export et suppression disponibles dans l'application) et à ses obligations de sécurité et d'analyse d'impact. Il notifie au Client toute violation de données le concernant dans les meilleurs délais, et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance.

10. Audit et documentation

Le Sous-traitant tient un registre des traitements effectués pour le compte de ses clients et met à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations, y compris par des audits raisonnables, sur demande écrite préalable.

Service : DocPrêt. Contact données personnelles : contact@docpret.fr.